Klasyczne metody archiwizacji dokumentów pozostawiają wiele do życzenia. Ważne dla organizacji informacje coraz rzadziej zapisywane są na papierowych arkuszach z kilku bardzo ważnych powodów. Dokumenty trudno zorganizować tak aby znalezienie potrzebnych informacji nie przysparzało większych problemów. Poza tym składowanie dużej ilości dokumentów przysparza czasem nie lada problemów. Do takiego sposobu magazynowania wszak konieczna jest wielka powierzchnia przystosowana do takich celów. Skuytecznym remedium na takie trudności może być archiwum elektroniczne ³. To proste i stosunkowo tanie rozwiązanie umożliwa wprowadzenie klarownej struktury wśród przechowywanych danych. Elektroniczna archiwizacja dokumentów umożliwia przejrzystą organizację przechowywanych dokumentów oraz szybki dostęp do nich. Archiwum zakładowe używające elektronicznej archiwizacji danych, wymaga zdecydowanie {mniejszych nakładów/skromniejszego zaplecza) pod wzgledem przestrzennym. Elektroniczna archiwizacja dokumentów wykorzystuje do przechowywania wszystkich informacji profesjonalne data center, dzięki czemu zbędne staje się wynajmowanie powierzchni biurowej na archiwum. Dodatkowym plusem archiwum elektronicznego jest centralizacja danych, która wprowadza nową jakość w dziedzinie zarządzania dokumentami. Wielką zaletą archiwum elektronicznego są zaawansowane zabezpieczenia danych. Przeglądanie dokumentów możliwe jest tylko dla użytkowników którzy dostali na to pozwolenie, nikt nie powołany nie może poznac waznych informacji ani wprowadzić do nich jakiekolwiek zmiany. Elektroniczna archiwizacja dokumentów wnosi również wysoki stopień elastyczności i otwartości sposobu przechowywania dokumentów.